Czym różni się system ERP od CRM?

Skuteczne i efektywne zarządzanie działalnością współczesnego przedsiębiorstwa wymaga korzystania z nowoczesnych narzędzi wspomagających rozwój oraz ułatwiających cyfrową transformację firmy. Do tego rodzaju narzędzi zaliczamy systemy klasy ERP i CRM, pozwalające zoptymalizować wiele procesów zachodzących w firmie – warto jednak pamiętać, że choć pod pewnymi względami wspomniane systemy są do siebie podobne, to jednak każdy z nich został przewidziany do zaspokajania odmiennych potrzeb wdrażającego je przedsiębiorstwa.

Podstawowe różnice pomiędzy systemem ERP i CRM

Najogólniej rzecz biorąc oba systemy usprawniają procesy biznesowe oraz przyspieszają obieg informacji w obrębie przedsiębiorstwa, ale w odmiennych zakresach. Oprogramowanie CRM skupia się bowiem tylko na procesach związanych z nawiązaniem i utrzymaniem relacji z klientami, natomiast system ERP jest znacznie bardziej rozbudowany i obejmuje całokształt procesów zachodzących w danej firmie. Warto mieć jednak na uwadze, że nie w każdym przypadku oznacza to, iż zastosowanie ERP będzie lepszym rozwiązaniem – wszystko jest uzależnione od aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa i planowanego kierunku jego rozwoju.

ERP – zarządzanie procesami

System ERP (z ang. Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) umożliwia zarządzanie dowolnego rodzaju zasobami firmy, dzięki czemu możliwe jest ich wykorzystanie z maksymalną efektywnością. Jest to możliwe dzięki stworzeniu jednej, centralnej bazy danych, do której dostęp w czasie rzeczywistym mają wszystkie moduły systemu ERP. Pozwala to nie tylko gromadzić i analizować dane istotne dla firmy z perspektywy kierunków strategicznego rozwoju, ale również skutecznie identyfikować obszary, w których możliwe i niezbędne jest wprowadzenie usprawnień.

Zastosowanie i korzyści systemu ERP

Zwykle przyjmuje się, że systemy ERP powinny być wdrażane jako oprogramowanie dla firm średnich oraz większych – takich, w których każdego dnia zachodzi duża liczba procesów, a ilość danych związanych z towarami, rozliczeniami, klientami czy produkcją jest na tyle wielka, że poszczególne działy nie są w stanie sprawnie ich przetwarzać.

Do najważniejszych korzyści z wdrożenia ERP w firmie należy zaliczyć:

• organizację i uporządkowanie danych w jednej bazie, do której dostęp mają wszyscy pracownicy firmy (w zakresie określonym przez administratora systemu ERP),
• redukcję kosztów prowadzenia firmy i łatwiejszą kontrolę nad wydatkami,
• możliwość przeprowadzania przekrojowych analiz w oparciu o twarde dane,
• usprawnienie efektywności zarządzania firmą i idące za tym zwiększenie konkurencyjności oraz zwiększenie osiąganych zysków.

CRM – zarządzanie klientami

System CRM (z ang. Customer Relationship Management, zarządzanie relacjami z klientami) to oprogramowanie, które pod względem funkcjonalnym ogranicza się do gromadzenia, przetwarzania oraz analizowania wszystkich danych związanych z klientami danego przedsiębiorstwa. Dzięki temu systemy CRM pozwalają tworzyć profile poszczególnych klientów (stopień szczegółowości tych profili zależy od ilości danych dotyczących konkretnego kontrahenta), monitorować ich dotychczasowe decyzje zakupowe i na tej podstawie tworzyć prognozy co do szans sprzedażowych. CRM to również narzędzie pozwalające menadżerom określać i weryfikować poziom zadowolenia klientów.

Zastosowanie i korzyści systemu CRM

Systemy CRM najczęściej wykorzystuje się w firmach do usprawnienia i automatyzacji procesów związanych z szeroko rozumianymi działaniami marketingowymi. Dobre przykłady wykorzystania CRM to między innymi do zarządzanie sprzedażą, automatyzacja komunikacji z klientami czy określanie potencjalnych szans sprzedażowych. Ponadto oprogramowanie CRM może być wykorzystywane do szybkiego reagowania na problemy zgłaszane przez klientów.

Za najistotniejsze korzyści z wdrożenia CRM należy uznać:

• poprawę jakości obsługi klientów,
• zwiększenie efektywności podejmowanych przez firmę działań marketingowych,
• usprawnienie procesu sprzedaży dzięki skalowaniu i realnym ocenianiu szans sprzedażowych,
• łatwiejsze pozyskiwanie nowych klientów i zwiększenie szansy utrzymania klientów dotychczasowych,
• łatwiejsze opracowywanie skutecznych strategii sprzedażowych.

ERP vs CRM

Jak już wspominaliśmy, nie w każdej firmie konieczne jest wdrażanie systemu ERP. Należy jednak pamiętać, że nie oznacza to, iż można go zastąpić systemem CRM! Powyżej pokazane zostały zasadnicze różnice pomiędzy CRM a ERP, ale w tym miejscu warto szczególnie podkreślić pewien szczególny fakt: praktycznie wszystkie współczesne systemy ERP zawierają w sobie moduł CRM, ale nigdy nie jest na odwrót. Oznacza to, że niezależnie od stopnia rozbudowania struktury CRM nigdy system ten nie będzie mógł być wykorzystany np. do zarządzania produkcją, stanami magazynowymi czy księgowością. Warto mieć to na uwadze podczas podejmowania decyzji co do rodzaju systemu, który zostanie wdrożony w firmie.

Co zyskasz, wykorzystując te systemy?

Wymienione powyżej najważniejsze korzyści z wykorzystania ERP lub CRM w firmie to jedynie część zysków, które wynikają z wdrożenia tych systemów w organizacji. Listę tę należy uzupełnić również o redukcję kosztów związanych ze zmianami kadrowymi (zmniejszenie kosztów szkolenia nowych pracowników przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności pracy), ograniczenie kosztów magazynowania i dystrybucji czy usprawnienie pracy księgowości oraz działu kadrowo-płacowego. Kolejnym niezwykle istotnym zyskiem jest zwiększenie efektywności działań i zmniejszenie błędnych decyzji podejmowanych przez kadrę kierowniczą, co jest bezpośrednim efektem dostępu do danych w czasie rzeczywistym. Dokładny zakres możliwych do uzyskania korzyści najlepiej będzie w stanie określić zespół, któremu zostanie powierzone wdrożenie wybranego rozwiązania w danej organizacji.

Jaki system powinieneś wdrożyć w swojej firmie?

Nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie, ale (jak już wspominaliśmy) z reguły systemy ERP są wdrażane w firmach dużych, których działalność jest oparta na obrocie towarowym. Z kolei przedsiębiorstwa mniejsze, zwłaszcza z branży usługowej, zwykle decydują się na oprogramowanie klasy CRM, ponieważ stanowi ono dobre wsparcie dla rozwoju organizacji poprzez usprawnienie procesu pozyskiwania klientów i ułatwia utrzymanie dobrych relacji z tymi, którzy już skorzystali z oferty firmy. Każdorazowo jednak wybór konkretnego rozwiązania powinien być uzależniony od bieżących potrzeb, oczekiwań oraz branży, w jakiej funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. W razie pytań lub wątpliwości co do wdrożenia ERP lub CRM, zachęcamy do kontaktu z nami – odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy dokonać właściwego wyboru!

• O AXHelpers
• Kariera
• Kontakt