Zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem – czym są?

Konieczność nieustannego dostosowywania się do stale zmieniających się warunków i otoczenia, w którym funkcjonują wszystkie współczesne przedsiębiorstwa, jest podstawowym czynnikiem wymuszającym podejmowanie przez firmę działań prowadzących do rozwoju i efektywniejszego wykorzystania posiadanych zasobów. Do tego rodzaju działań należy nie tylko wprowadzanie do użytku w obrębie organizacji nowych technologii czy rozwiązań, ale również sprawne, skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem pomimo zachodzących zmian. W tym celu coraz częściej wykorzystywane są zintegrowane systemy zarządzania, pozwalające zarządzać kluczowymi procesami w organizacji w sposób holistyczny (całościowy).

Główne cechy zintegrowanych systemów zarządzania

Zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem najczęściej definiuje się jako dwa albo więcej współdziałających ze sobą i wzajemnie się uzupełniających podsystemów funkcjonujących w danej organizacji. Bardzo często integracja obejmuje system zarządzania jakością, zarządzania środowiskowego i zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, przy czym należy zaznaczyć, że celem jest uzyskanie skuteczności działania wyższej, niż w przypadku, gdyby każdy ze wspomnianych systemów funkcjonował w oderwaniu od pozostałych. W tym kontekście za najważniejsze cechy zintegrowanych systemów zarządzania należy uznać przede wszystkim:

• wielomodułowość (każdy zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem składa się z co najmniej dwóch mniejszych podsystemów),
• wspólny dla wszystkich modułów interfejs użytkownika,
• możliwość uzyskania dostępu do systemu z różnych miejsc,
• skalowalność (nie ma konieczności inwestycji w infrastrukturę w miarę rozwoju przedsiębiorstwa),
• otwartość (system może być bez problemu rozbudowywany i poszerzany o nowe moduły, jeśli zachodzi taka potrzeba),
• niskie albo nawet zerowe koszty administracji,
• bezpieczeństwo całego systemu.

Istota integracji systemów zarządzania w przedsiębiorstwie

Jak już wspominaliśmy, nadrzędnym celem integracji systemów zarządzania w przedsiębiorstwie jest dążenie do maksymalizacji skuteczności działania wszystkich wdrożonych w danej organizacji systemów zarządzania. Zgodnie z zasadą, według której nie można szukać strategicznego rozwiązania problemów w oderwaniu od siebie, zintegrowany system zarządzania po wdrożeniu będzie mieć pozytywny wpływ na całokształt zachodzących wewnątrz firmy procesów, umożliwiając łatwiejsze i skuteczniejsze zarządzanie firmą jako całością istniejącą w określonym kontekście gospodarczym i społecznym. Ma to szczególne znaczenie dla wszystkich organizacji, w których równolegle funkcjonują nowoczesne systemy zarządzania (np. jakością i bezpieczeństwem pracy), które jeszcze nie zostały zintegrowane – w tego rodzaju przedsiębiorstwach wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania jest niezwykle korzystnym rozwiązaniem.

Do czego przydają się systemy tego typu?

Poza już wspomnianymi korzyściami w zakresie łatwiejszego i skuteczniejszego zarządzania firmą jako całością istnieje szereg dodatkowych profitów dla każdej organizacji, która zdecyduje się za wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania firmą. Wśród najważniejszych należy wymienić:

• zharmonizowanie oraz zdynamizowanie rozwoju firmy,
• zminimalizowanie kosztów wdrożenia oraz obsługi systemu (zintegrowane systemy informatyczne są tańsze w utrzymaniu niż suma kosztów utrzymania poszczególnych modułów oddzielnie),
• wzrost efektywności gospodarowania zasobami firmy,
• wynikająca ze standaryzacji redukcja ilości dokumentacji i idące za tym zmniejszenie kosztów jej archiwizacji,
• usprawnienie organizacji pracy oraz precyzyjne określenie kompetencji i zakresu odpowiedzialności dla wszystkich pracowników,
• poprawa wizerunku przedsiębiorstwa i wzrost konkurencyjności na rynku lokalnym i międzynarodowym.

Jak wdrożyć zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem?

Najogólniej rzecz biorąc całość prac wdrożeniowych można podzielić na trzy główne etapy:

• działania przedwdrożeniowe, czyli całokształt prac związanych ze sformułowaniem założeń projektu wdrożeniowego, określenie założeń systemu, decyzja co do sposobu realizacji wdrożenia itp.,
• wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania firmą,
• prace usprawnieniowe, czyli działania prowadzone wewnątrz firmy, których celem jest dalsze usprawnianie funkcjonowania wdrożonego systemu w zakresie zastosowanych technologii oraz edukacji pracowników.

Jeśli natomiast chodzi o metodę wdrożenia, możliwe są trzy rozwiązania:

1. Wdrażany jest pojedynczy system, po czym kolejno wdrażane sa kolejne systemy, które w miarę wdrażania są integrowane z poprzednimi.
2. Wszystkie systemy, które mają zostać zintegrowane, są wdrażane równolegle, a integracja następuje w wybranym przez przedsiębiorstwo momencie.
3. Stworzenie i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania organizacją jako całości.

Koszt wdrożenia systemu

Należy pamiętać, że łączne koszty wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem są uzależnione od wielu czynników, w tym między innymi od istnienia i stopnia integracji systemów już w organizacji funkcjonujących, od sposobu wdrożenia czy liczby integrowanych podsystemów. Z tego względu najlepszym rozwiązaniem jest oszacowanie kosztów przez firmę mającą zająć się wdrożeniem zintegrowanego systemu jeszcze przed rozpoczęciem prac.

Czas potrzebny na wdrożenie zintegrowanego systemu zrządzania

Termin, w jakim w danej organizacji zostanie wdrożony zintegrowany system zarządzania, także jest zależny od wielu czynników – firma wdrożeniowa powinna podczas analizy przedwdrożeniowej określić przynajmniej szacunkowo, ile czasu zajmie integracja systemów zarządzania. W wielu przypadkach czas potrzebny na wdrożenie jest krótszy, gdy w danej firmie już funkcjonują jakieś systemy zarządzania, nie jest to jednak regułą: może się bowiem okazać, iż wdrożenie zintegrowanego systemu od zera potrwa krócej, niż próba integracji nieprawidłowo funkcjonujących lub przestarzałych systemów informatycznych.

Przykłady zintegrowanych systemów zarządzania

Najbardziej rozpowszechnionymi systemami tego typu są zintegrowane systemy zarządzania, które zostały oparte na połączeniu norm ISO 9001, ISO 14001 oraz OHSAS 18001, dzięki czemu uzyskuje się zintegrowany system zarządzania jakością, bezpieczeństwem i higieną pracy oraz środowiskiem. Warto w tym kontekście zauważyć, iż norma ISO 9001 niezwykle często jest wykorzystywana jako podstawa do budowy systemów zintegrowanych.

Wydajny i skuteczny system wspomagający zarządzanie organizacją

Nie da się ukryć, iż integracja systemów zarządzania stanowi przyszłość dla wszystkich firm, które chcą racjonalizować swoje działania i maksymalizować korzyści z dotychczasowych wdrożeń. Aby jednak ten cel osiągnąć, niezbędne jest przeprowadzanie procesu integracji w taki sposób, aby pomiędzy poszczególnymi podsystemami powstawały realne i racjonalne powiązania, dzięki którym współdziałanie modułów zintegrowanego systemu będzie dawać firmie więcej korzyści, niż pojedyncze systemy zarządzania działające w oderwaniu od siebie.

• O AXHelpers
• Kariera
• Kontakt